31 mai 2019 Acterys

Power BI Planning & Forecasting - 9 Questions importantes à prendre en compte

Les avantages d'une solution unifiée d'analyse et de planification par rapport à des applications distinctes et disparates sont évidents:

  1. les utilisateurs travaillent dans un seul environnement
  2. disposer de certaines des fonctionnalités d'analyse les plus avancées immédiatement disponibles avec leurs données de planification, sans autre mouvement de données, et
  3. Avec Power BI, les avantages de l'écosystème Microsoft: intégration à la productivité de l'entreprise (Office) et au cloud Azure. En plus de cela, l'architecture extensible ouverte (visuels personnalisés, intégration r et Python) ainsi qu'un marché ouvert offrent des options sans précédent pour construire des solutions éprouvées et les personnaliser exactement.

Depuis que Acterys a lancé notre intégration Power BI 3 il y a de nombreuses années et grâce à l'expérience de centaines de projets clients, nous avons beaucoup appris sur ce qui fonctionne dans ce contexte. Ainsi, dans cet article, je couvrirai certaines des différences d’approche et des questions importantes à prendre en compte. Certes, nous ne sommes pas impartiaux, mais j’ai essayé d’aborder ici les points essentiels de la manière la plus objective et la plus complète possible. Si quelque chose manquait ou n’était pas correct, merci de nous le faire savoir.

Options de planification

Il existe actuellement des types de solutions de planification 3 dans Power BI:

  • Visuels connectés au modèle central avec filtrage standard entrant / sortant
  • Iframe Web Apps et
  • Visuel seulement.

Les options de modèle de données centrales utilisent une couche de stockage de données sur serveur qui permet une utilisation simultanée par plusieurs utilisateurs. En règle générale, dans MS SQL ou SSAS. Les applications Web Iframe diffèrent: - certaines utilisent SQL, d'autres utilisent leurs propres magasins de données propriétaires. La dernière catégorie utilise le stockage de données local, spécifique à l'utilisateur, pouvant être exporté vers Excel ou des fichiers texte.

1. Où et comment les données de planification sont-elles stockées?

La planification nécessite généralement une intégration étroite avec les systèmes contenant les données réelles auxquelles vous souhaitez comparer le plan. Pour les scénarios de planification d'entreprise, il est pertinent d'examiner la technologie sous-jacente:

  • Les scénarios à grande échelle (> 100 des utilisateurs de réécriture simultanés) sont-ils pris en charge?
  • La solution permet-elle une réponse en temps réel même dans les cas avec une logique de calcul très complexe?
  • La solution prend-elle en charge la gestion des données en mémoire, qui constitue généralement le meilleur moyen de garantir des performances optimales dans des scénarios d’entreprise avec des exigences de réponse en temps réel?

Pourquoi est-ce pertinent?

En règle générale, vous souhaitez éviter des efforts considérables pour déplacer les données entre différents magasins de données, en particulier s'ils sont propriétaires sans prise en charge des outils et frontaux ETL couramment utilisés. L'approche uniquement visuelle, mentionnée ci-dessus, est généralement axée sur les simulations effectuées par un seul utilisateur. Les données n'étant pas stockées sur un serveur central, le seul moyen de partager les résultats consiste à exporter vers des classeurs Excel ou des fichiers texte. Un modèle de données ouvert et accessible garantira que la visibilité des données ne se limite pas à Power BI, mais qu'elle peut utiliser n'importe quel serveur frontal avec un accès aux données à jour dans une seule version du modèle de données vérité. Cela peut aller d’Excel, des processeurs de flux de travail à n’importe quelle autre solution de génération de rapports ou d’analyse. La planification nécessite une réponse en temps réel - même dans des scénarios complexes - pour que l'approche technologique puisse gérer cela.

2. Comment pouvez-vous vous connecter à vos systèmes existants?

En lien étroit avec le point précédent: vérifiez à quel point il est facile de lier ou d’intégrer les données des systèmes pertinents dans votre processus (généralement finance / marketing) et si un modèle Power BI de bonne pratique est automatiquement créé (de manière optimale, même avec les données). formulaires et rapports d'inscription).

Pourquoi est-ce pertinent?

Des connecteurs éprouvés vers les systèmes ERP / marketing ou autres permettent généralement d'éviter des efforts considérables pour écrire des packages ETL (transformation et chargement d'extraction) personnalisés et des mises à jour continues. Assurez-vous que l'intégration est:

  • Prouvé avec un nombre raisonnable de clients et avec un nombre élevé (> 50) d'entités consolidées utilisées dans le processus de planification / prévision,
  • Inclut des processus automatisés (pas seulement la gestion manuelle des fichiers texte) pour les mises à jour continues et ne nécessite pas de projet personnalisé dans lequel tout doit être développé à partir de zéro. Pour des systèmes plus spécialisés, cela peut être vraiment nécessaire, mais des systèmes de comptabilité communs, en particulier dans le domaine des PME, devraient être couverts. Gardez à l'esprit que ces intégrations, même pour les systèmes SMB, sont assez complexes et ne doivent pas être sous-estimées.

3. Quel est le modèle de données sous-jacent?

Le modèle de données est le cœur de votre application de planification. Vérifiez si l'approche de modélisation utilisée:

  1. Utilisez-vous un modèle central prenant en charge l'utilisation simultanée?
  2. Peut-il être facilement adapté par les utilisateurs professionnels sans compétences informatiques spécifiques?

Pourquoi est-ce pertinent?

Si vous avez besoin d'aller au-delà de la simple simulation par un seul utilisateur, un modèle de données partagé sera requis. Le choix préféré ici est que ce modèle soit Power BI avec la possibilité d’en utiliser toutes les parties, comme les hiérarchies (produit, clients, etc.). Recréer tout à partir de zéro dans une application de planification propriétaire n'est généralement pas optimal. Vérifiez également si le fournisseur vous fournit la logique de calcul généralement requise (par exemple, la prévision de la manière 3 décrite ci-dessous) et pouvez-vous utiliser votre logique existante dans le modèle, par exemple les mesures DAX?

Si la fonctionnalité fait partie d'une application propriétaire (Web), il est généralement beaucoup plus difficile à personnaliser que les solutions basées sur des normes telles que les magasins de données largement utilisés, la prise en charge de normes de flux de travail telles que MS Flow, l'intégration avec Office (par exemple Excel), la productivité, etc.

4. Comment s'intègre-t-il à Power BI?

La manière dont elles intègrent Power BI varie considérablement selon les approches. Lorsque vous examinez les solutions, assurez-vous que l'approche prend réellement en charge les fonctionnalités clés de Power BI et ne constitue pas simplement un gadget marketing lorsqu'une application web héritée s'exécute dans un iframe dans Power BI ou pire, une application complètement séparée avec une interface utilisateur similaire à Power BI.

En quoi est-ce important?

Assurez-vous que la solution prend en charge:

Filtrage entrant et sortant: l'un des principaux avantages de Power BI est l'interopérabilité: vous cliquez sur un objet et toutes les autres visualisations du rapport s'adaptent à ce détail ou inversement: une sélection dans un segmenteur Power BI filtre votre écran de saisie des données de planification. . L'exécution d'une page d'application Web qui n'interagit pas vraiment ou n'utilise pas les fonctionnalités de base de Power BI n'est généralement qu'un compromis.

5. Qui est en contrôle?

Vérifiez auprès de votre fournisseur comment la solution peut être maintenue.

Pourquoi est-ce pertinent?

Les compétences informatiques spécialisées sont coûteuses et rares. Vous voulez généralement éviter que la solution nécessite des spécialistes techniques (par exemple, travailler avec des magasins de données propriétaires) pour la maintenance des tâches courantes. La maintenance continue des modèles (ajout, modification de modèles / d'éléments, mappages, etc.) doit de préférence être exécutée dans Power BI ou dans des environnements Web ou autres, faciles à utiliser, conçus pour les utilisateurs professionnels.

6. Logique de planification disponible?

La planification va généralement au-delà de la simple saisie et de l'agrégation de quelques hypothèses de planification. Outre les données détaillées, les utilisateurs auront probablement besoin de l'option permettant d'entrer et de simuler des niveaux agrégés («de haut en bas») avec l'option de ventiler ces hypothèses selon une méthode de répartition souhaitée (par exemple, sur la base des résultats de l'année dernière, en utilisant saisonnalité, etc.). Outre la saisie des données, tenez compte de la logique de calcul et de l’extensibilité fournies.

En quoi est-ce important?

Avoir une logique éprouvée au lieu de tout développer à partir de zéro est crucial. Vérifiez quelles options de saisie et d'allocation de données sont disponibles. Cela va de la prévision de la demande à la logique de planification 3 (relation entre le compte de résultat, le bilan et les flux de trésorerie). Vous voulez vous assurer que les processus de base de 3, tels que le calcul des implications de plus de revenus sur le bilan et les flux de trésorerie, sont couverts.

7. Droits de l'utilisateur

Quelle est la plate-forme d'authentification, par exemple, les normes telles que (Azure) Active Directory sont-elles prises en charge, où les utilisateurs et groupes de réseau normaux existants peuvent être utilisés, ou devez-vous conserver une couche de sécurité supplémentaire distincte dans l'application de planification? La planification n'exige pas seulement la définition des droits de lecture (que puis-je voir), mais également des droits d'écriture (où puis-je entrer des données)? La solution supporte-t-elle cela?

En quoi est-ce important?

Comme pour toutes les données de nos jours mais surtout dans l'espace financier, la sécurité est primordiale. Perdre du temps à maintenir des couches de sécurité supplémentaires en dehors des normes de l'entreprise ne peut pas être justifié. Un aspect important concerne en particulier la sécurité en utilisant des normes éprouvées avec des options de gouvernance étendues (AMF, bio-métriques (reconnaissance faciale, etc.) utilisées par des millions d'utilisateurs).

8. La gouvernance

La solution offre-t-elle une transparence totale avec des traces d'audit détaillées pour chaque changement, de la personne qui a saisi ou modifié des données à toutes les modifications du modèle de données?

En quoi est-ce important?

L'une des principales raisons de passer d'une feuille de calcul à une solution de planification professionnelle est la transparence: les entreprises ne peuvent pas se permettre des modifications non intentionnelles et non documentées sans aucun moyen de les suivre. Assurez-vous que ces aspects sont couverts.

9. Cloud ET sur site

Assurez-vous que la solution de planification prend en charge le déploiement sur site et dans le cloud.

En quoi est-ce important?

Les données de planification sont aussi sensibles que possible. Même avec la meilleure gouvernance, de nombreuses entreprises ne sont toujours pas prêtes à intégrer le moindre aspect du cloud à la solution. Assurez-vous que les deux options de déploiement sont prises en charge.

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