13 avril 2018 Acterys

5 Conseils pour améliorer les rapports financiers dans Excel

Excel est probablement le logiciel d'application le plus complet et le plus utilisé. En plus de 20 ans dans l'industrie de la BI, je n'ai toujours pas vu une solution plus polyvalente. Chacun d'entre nous n'utilise probablement qu'une fraction de ce que cet outil peut faire et, souvent avec toutes les fonctionnalités de jeu ajoutées ces dernières années, pas à la hauteur de ses capacités actuelles. Voici mes conseils favoris 5 qui aident beaucoup de nos clients à utiliser Excel plus efficacement à des fins de reporting financier:

Séparer les données et la présentation

C'est l'essentiel, sur lequel j'ai aussi écrit un blog dédié: Excel Un jouet BI?. Si vous utilisez des volumes plus importants de données provenant d'autres sources disponibles dans un format structuré, évitez absolument de les copier et coller directement dans Excel. Excel n'a jamais été conçu pour être une base de données. Vous ne créerez que beaucoup de problèmes de maintenance et de performance. C'est 2018 il y a des options fantastiques pour établir une connexion en direct à vos données dans Excel particulièrement pris en charge par Requête d'alimentation ce qui vous permet d'intégrer facilement presque n'importe quelle source sous le soleil et de la transformer selon vos besoins. Contrairement à la copie et au collage, cette approche vous donnera un lien dynamique vers vos sources de données respectives et, à l'actualisation, la feuille de calcul reflétera automatiquement l'état actuel des données. Lorsque vous utilisez une importation de fichier à plat, celle-ci sera mise à jour en fonction de la dernière version du fichier ou de plusieurs fichiers plats. Vous pouvez configurer Power Query pour lier tous les fichiers d'un dossier de téléchargement. modèle.

Vues de formule

Celui-ci nécessite l'astuce avant: les rapports de formule nécessitent un "OLAP" source de données, par exemple Power Pivot (qui peut être un lien vers presque toutes les sources, par exemple, tables relationnelles, etc.) lorsque vous souhaitez stocker des données localement dans la feuille ou des solutions telles que SQL Server Analysis Services (tabulaire ou multidimensionnelle) une variété d'options tierces dans une configuration de serveur client.

Les vues de formule peuvent être lancées à partir de zéro ou en convertissant un tableau croisé dynamique (gardez à l'esprit qu'il est préférable de dupliquer au préalable le tableau croisé dynamique, sinon il sera perdu). L'avantage est que vous avez un rapport dynamiquement lié à vos données sources avec une flexibilité totale en ce qui concerne la mise en page (rapports asymétriques, par exemple l'année précédente / budget en cours de l'année) ainsi que d'excellentes options pour mettre à jour les structures de rapport:

Les tableaux croisés dynamiques

Je suis toujours étonné du nombre de professionnels de la finance qui n'utilisent pas la puissance inégalée de la table pivotante, qui offre une grande flexibilité pour la création de rapports (et l'utilisation d'Acterys pour la planification!). Mes astuces pas très connues ici: Utiliser l'exploration (double-cliquer sur une cellule) pour accéder aux enregistrements sous-jacents d'une cellule (malheureusement pas encore supporté avec DirectQuery), utiliser "Quick Explorer" pour explorer les détails d'une autre attribut de dimension et combiner des tableaux croisés dynamiques avec des graphiques croisés dynamiques. Voici quelques exemples:

Écran partagé pour travailler avec deux tableaux croisés dynamiques

Exploration rapide dans le tableau croisé dynamique

Mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle est une excellente aide, en particulier avec le tableau croisé dynamique, qui peut même être configurée pour s’appliquer uniquement à des nuplets de mesure particuliers si vous utilisez une source OLAP telle que Acterys. Pour aider votre auditoire à comprendre les données «en un coup d'œil et à les mettre en perspective, par exemple, l'utilisation d'un format conditionnel de barre montrera immédiatement à l'utilisateur la signification d'une cellule avant de devoir consciemment regarder le nombre et indiquer les valeurs aberrantes. Ma recommandation ici: soyez discrète avec des couleurs pas trop difficiles pour les yeux et envisagez l’utilisation du format conditionnel pour indiquer le type de cellule, par exemple, par scénario de données: en utilisant une couleur de fond blanche pour les cellules normales et une ombrage pour un scénario différent, comme «budget». ”(Particulièrement important lorsque vous utilisez Acterys où les utilisateurs peuvent saisir des données dans le tableau croisé dynamique. Cela leur indiquera immédiatement où ils doivent entrer)

Conseils généraux de mise en page

Les milliers de feuilles de calcul de clients que j'ai vues contiennent souvent des idées absolument cruciales mais le plus souvent présentées d'une manière qui ne veut pas nécessairement que quelqu'un passe plus de temps que nécessaire avec eux parce qu'ils sont si horriblement laids. Trop souvent, je vois des cauchemars de couleur impétueuse. Voici quelques conseils:

Avec le titrage mon conseil: utilisez une zone de texte claire, cliquez dessus et ajoutez un lien dynamique dans la barre de formule par exemple = "Résultats financiers" & $ C $ 6 pour rendre votre titre indépendant de tous les changements sur la feuille et mettre à jour dynamiquement selon détails sélectionnés, par exemple dans ce cas en pointant sur la cellule qui contient l'heure et le nom de l'entreprise.

×